Les formulaires de ce site, automatisés

Ce projet interne est mon propre site. Les deux formulaires que vous voyez sont branchés sur les automatisations décrites ici, et c’est moi qui reçois les demandes au bout. Rien n’a été monté pour l’occasion.

Je le montre parce qu’une démonstration construite pour une page de portfolio ne prouve pas grand-chose. Un système qu’on utilise soi-même, si.

Le problème, avant

Un formulaire de contact tout seul, ça envoie un email. C’est déjà mieux que rien, et c’est là que les ennuis commencent.

L’email arrive au milieu de quarante autres. On le lit sur le chantier, on se dit qu’on rappellera le soir, et le soir on ne le retrouve plus. Trois semaines plus tard le demandeur relance, un peu sec, et il faut chercher dans la boîte mail avec un mot dont on n’est plus très sûr. Impossible de dire quand la demande est arrivée, ni combien de demandes sont tombées ce mois-ci.

Le problème n’est pas de recevoir la demande. C’est de ne pas la perdre.

Ce que fait le système

À chaque envoi de formulaire, plusieurs choses se passent en même temps, en quelques secondes.

La demande arrive par email, mise en forme, avec chaque réponse à sa place. L’email permet de lire le détail quand on a deux minutes.

Elle est horodatée. La date et l’heure exactes de réception sont inscrites dans le message, ce qui règle les discussions sur qui a écrit quand.

Elle est archivée. Une ligne s’ajoute automatiquement dans un tableur, une demande par ligne. C’est cette liste qu’on ouvre pour savoir ce qui n’a pas encore été traité, ou pour compter les demandes du trimestre.

Le tableur se consulte comme n’importe quel document.

Premier cas : le formulaire de contact

Le formulaire tel qu’il apparaît sur la page Contact : nom, téléphone, email, ce qui intéresse le visiteur, et un message libre.

Archive du scénario Contact : le module HTTP visible a été retiré. Le parcours actuel reçoit la demande, envoie un email puis ajoute une ligne dans le tableur. L’enchaînement complet prend quelques secondes et ne demande aucune intervention.

L’email reçu, ici avec des données de test. Chaque champ du formulaire a sa ligne, et la date de réception est notée en bas.

Deuxième cas : le diagnostic d’automatisation

Le second formulaire est celui du diagnostic d’automatisation, sur la page Flow. Le visiteur renseigne les volumes d’emails, de devis et de factures, le temps administratif, les logiciels, la taille de son entreprise et les tâches répétitives. Une première synthèse s’affiche avant la demande de contact.

C’est là que l’automatisation cesse d’être un confort pour devenir un parcours fiable. Les repères saisis par le visiteur arrivent avec ses coordonnées, sans ressaisie ni tri manuel. Le scénario permet de préparer le rappel à partir de la bonne tâche, des outils concernés et du temps perdu, même lorsqu’une demande est envoyée en dehors des heures de bureau.

Capture de la première version du diagnostic, centrée sur la visibilité en ligne. Le formulaire actuel recueille les repères nécessaires à un diagnostic d’automatisation.

Archive du scénario diagnostic : le module HTTP visible a été retiré. Le parcours actuel reçoit le diagnostic Flow, m’envoie un email puis ajoute une ligne dans le tableur. Cette capture ne représente pas l’architecture actuelle.

L’email qui m’est adressé, avec des données de test de la première version. La synthèse actuelle regroupe les volumes administratifs, les logiciels et les tâches répétitives dans le champ de diagnostic reçu par le scénario.

Ce que ça donne au quotidien

Une demande arrive, elle est datée, elle est rangée. Le rappel se prépare en lisant l’email plutôt qu’en cherchant dans une boîte. Et quand une réponse a été promise au visiteur, elle part sans attendre que quelqu’un s’en occupe.

Ce n’est pas spectaculaire, et c’est exactement le genre d’automatisation que je recommande en premier à un artisan : celle qui ne change pas la façon de travailler, mais qui supprime l’oubli.

Les deux formulaires de ce site sont utilisables — ce sont eux qui déclenchent les scénarios montrés ci-dessus. Les scénarios eux-mêmes ne sont pas consultables publiquement, ils tournent sur mon compte et contiennent mes accès.